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全面的联系人管理软件:Outlook

浙江信息网 2020-06-27 11:41:23 来源: 阅读:-

全面的联系人管理软件:Outlook

文/田志刚

Outlook联系人管理

Office Outlook是 Microsoft office套装软件的组件之一,Outlook拥有很多的功能,比如可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配工作任务等。“联系人管理”是 Outlook的重要模块之一,它可以将某个联系人所有的相关信息都集中在一起,例如姓名、电话号码、联系地址、电子邮件、生日、纪念日等。同时,不仅可以把这些联系人的相关信息进行动态管理、分类存放和快速查找,还可以方便地发送电子邮件、群发邮件、拨打电话、收发传真、发送短信等,能够非常方便地跟踪重点客户,维护客户关系,使我们在人脉管理时做到游刃有余。

实用技巧:

第一,姓名前加拼音缩写。

通常情况下,我们按照 Outlook默认的方式将姓和名输入。但如果自己的联系人很多,你就会发现在使用中有许多不便。这时你可以进行一点简单的变通,比如在每个姓名前添加上拼音缩写的方式进行设置,这将会为你在将来使用搜索时带来极大方便。在需要查找该联系人时,只需输入姓名的拼音缩写就可以找到。如果你将联系人信息同步到你的智能手机,也会方便你的使用。例如“姚明”,你可以保存为“ym姚明”,这样在搜索时只需要输入“ym”即可快速定位该人。

第二,填写详细信息里面的“昵称”。

在 Outlook联系人管理 “详细信息”下有一 “昵称”框,最好是养成在新建联系人时填写该字段的习惯。如果你在日常工作和学习中习惯称呼对方为 “王老师”,就在“昵称”中写入“王老师”,如果是称呼“王总”就写入“王总”。

在昵称填写完成后,当遇到需要批量发送邮件时(例如节日祝福、项目成员之间沟通等),你可以采取邮件合并的方式提高效率,同时以昵称为邮件的称呼,这样虽然是群发,但不同的人看到的是对其个性化的称呼,利于建立良好的印象。

第三,在“活动”里面按顺序记录联系过程。

因为朋友之间的关系需要维护,所以你必须经常与你的朋友保持联系:打 电话、发送邮件、面对面的沟通、项目的合作等。每次联系完毕后你都会了解对方更多的信息:个性、习惯、生活、工作等,如果能够将这些信息通过 Outlook的“活动”页面记录下来,那么你每次与朋友交流、沟通的效率就会更高,效果更好。

(本文作者为知名知识管理专家、摘自《你的知识需要管理》,可以通过微信号:17331899联系它)

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